Grip op uw OK logistiek
Focus op de ingreep, rust op de OK en voorkomen van verspilling.
Het lijkt een utopie en in vele ziekenhuizen is deze situatie dan ook vaker uitzondering dan de regel.
Maar dit is ook haalbaar in uw ziekenhuis!
Verspilling van tijd en geld
- Stress begint al vaak de dag voor de ingreep bij het klaarzetten. Materialen, die er volgens het systeem zouden moeten zijn, liggen er niet of blijken te zijn verlopen. Wat weer een dure spoedorder naar de leverancier oplevert, die hopelijk op tijd kan leveren.
- De jaarlijkse voorraadtelling levert enorme verschillen op die niemand uit kan leggen.
- Er is geen of weinig zicht op houdbaarheid van steriele producten.
- Op de OK liggen vaak meerdere scanners. Op het scherm van de omloop staan meerdere schermen open voor verschillende systemen, die niet of nauwelijk met elkaar communiceren.
- Op de vraag wat de ingreep nou werkelijk heeft gekost blijft het stil en ja, de verspilling is aanzienlijk, maar niemand weet het exacte bedrag, om over de reden nog maar te zwijgen.
De gevolgen
- Verspilling van geld door te hoge/verkeerde voorraden, verlopen steriliteit en spoedorders.
- Stress bij het OK personeel omdat beschikbaarheid van materialen onbetrouwbaar is.
- Verlies van omzet doordat ingrepen noodgedwongen moeten worden verzet.
- Verlies van kapitaal door te hoge en/of incourante voorraad.
- Verlies van personeels capaciteit doordat er teveel personeel bezig is met logistieke taken en het ad-hoc oplossen van problemen.
- Daling van patiënt tevredenheid doordat ingrepen moeten worden uitgesteld omdat producten niet beschikbaar zijn.
- Daling van patiënt veiligheid doordat registratie van implantaten niet op orde is.
- Zorgpersoneel besteed minder tijd aan directe patiëntenzorg.
Hoe zou het zijn als…
- De OK capaciteit ten volle wordt benut
- De verspilling tot een minimum beperkt blijft
- Materialen vrijwel altijd beschikbaar zijn
- Het OK personeel rust en overzicht heeft
- Er volledig inzicht is in de kosten per ingreep
- Zorgpersoneel meer tijd kan besteden aan directe patiëntenzorg
Van symptoombestrijding naar procesflow
U heeft knappe koppen in dienst en waarschijnlijk heeft u al flink geïnvesteerd in slimme logistieke systemen of overweegt u een dergelijke investering.
Uiteraard heeft u zelf al actie ondernomen om de problematiek aan te pakken maar ziet u dat de behaalde verbeteringen vaak onvoldoende effect hebben of van korte duur zijn.
OK logistiek is lange tijd een neventaak geweest waar meerdere mensen op het OK complex zich mee bezig hielden, vaak is er wel één persoon die als een soort spin in het web de boel draaiende houdt. ERP systemen bieden onvoldoende functionaliteit, iets waar vele software ontwikkelaars dankbaar gebruik van maken, het aanbod van logistieke software specifiek voor op de OK is de laatste jaren dan ook fors gestegen.
Maar alleen een nieuw systeem aanschaffen is maar een deel van de oplossing en helaas is de uitkomst van zo’n uitrol dan ook vaak teleurstellend.
Mijn advies
Het is van wezenlijk belang om te beginnen met het in kaart brengen van al uw logistieke processen, alsmede uw wensen op bijvoorbeeld het vlak van management informatie. Met deze zogenoemde Current State Map gaan we kijken welke proces stappen waarde toevoegen en welke niet, eventueel kunnen stappen geschrapt worden of samengevoegd.
Tevens kan er nu bepaald worden of een eventueel logistiek systeem toegevoegde waarde kan bieden en of er eventueel een andere methodiek van het meten van verbruik kan worden ingezet (bijvoorbeeld barcode scanning of zelfs RFID). Tijdens deze stap wordt ook gekeken naar hoe de systemen (ERP, EPD, ZIS en logistieke software) met elkaar communiceren zodat dubbel werk voorkomen kan worden.
De Lean methode
Ik hanteer de Lean principes, deze methodiek is gericht op continue procesverbetering, flow in processen en waarde toevoegen voor de patiënt.
Mijn Lean expertise is speciaal gericht op processen in de zorg.
Procesflow bereik je alleen door alle processen volledig in kaart te brengen en verstoringen in de flow (of processen die geen waarde toevoegen) te indentificeren en elimineren of samen te voegen.
Het is niet gericht op kostenbesparing, dat is slechts een logisch bijproduct.
Kost dit niet enorm veel tijd en capaciteit?
Nee! Afhankelijk van de problematiek breng ik binnen 1 week uw processen in kaart, dat doe ik door interviews en meelopen met logistieke medewerkers.
Vervolgens analyseren we samen, in multidisciplinaire teams, deze gevisualisseerde procesflow. Een belangrijk aspect van procesverbetering is dat het breed gedragen wordt. Het is nooit een eenmalige actie, maar een continue proces waar iedereen aan bijdraagt. Het stimuleert een cultuur waar eenieder continue nadenkt over zijn of haar aandeel in het proces en streeft naar het verbeteren daarvan. Deze voorgestelde verbeteringen worden vervolgens op gezette tijden door een werkgroep beoordeelt, doorgevoerd en het effect gemeten.
Cultuur omslag
Het is geen cultuur van vingerwijzen! Fouten, of constateringen van verspilling, worden aangegrepen als kansen om te verbeteren.
Samen creëren we een cultuur waarbij samenwerking en procesverbetering centraal staan.
Indien gewenst kan ik nog één of meerdere van deze meetings bijwonen, maar de bedoeling is dat uw personeel dit zelf gaat beheren na het volgen van één van mijn workshops.
Voor de logistieke processen zijn er veel systemen op de markt. Ik ken ze allemaal en kan u helpen bij het aanbestedingstraject en/of projectmanagement bij de implementatie, of, als u al een goed systeem heeft, helpen om het zo slim mogelijk in te zetten en integratie met uw andere systemen zoals EPD en ERP te verzorgen.
Daarnaast ben ik expert op het gebied van de inzet van RFID in de zorglogistiek en kan u dan ook daarbij met raad en daad van dienst zijn.
Spreekt dit u aan en herkent u deze problematiek? Neem dan contact op met mij of maak direct een teams afspraak met de knop hieronder, in een vrijblijvend gesprek kunnen we samen kijken wat er mogelijk is!